Wo stehen wir auf dem Weg zur Digitalisierung der Kommunalverwaltungen? Welche Strategien und Konzepte gibt es und welche gesetzlichen Rahmenbedingungen sind zu beachten? Was ist es um die Informationssicherheit in Zeiten digitaler Verwaltungsangebote bestellt?
Diese und weitere aktuelle Themen rund um die Herausforderungen der Verwaltungsdigitalisierung erörterten rund 180 Entscheider und IT-Verantwortliche aus Kommunen und Landkreisen am 7. November 2017 auf dem 3. Mitteldeutschen IT-Fachtag in Leipzig. Ein Besucherrekord! Auch wenn der größere Anteil aus Sachsen kam: Die anderen östlichen Bundesländer waren gut vertreten. Der Anspruch des Fachtages, ein überregionales Forum zu sein, wird also auf jeden Fall eingelöst.
Individuelles Digitalisierungskonzept für jede Kommune nötig
Guido Kahlen, langjähriger Stadtdirektor der Stadt Köln (inzwischen außer Dienst), stimmte das Plenum auf die Aufgaben im kommunalen Bereich der nächsten Jahre ein. Er zeichnete ein Bild der sehr unterschiedlichen Ausgangslage in den wenigen, sehr dynamischen Großstädten und den vielen Landkreisen mit großen Strukturproblemen, um mit dem häufig sogar gesetzlich vorgegebenen Zwang zur Digitalisierung umzugehen. Er betonte die Notwendigkeit, ein individuelle Digitalisierungskonzepte für die Kommune zu formulieren und stellte in Aussicht, dass durch aktive Gestaltung des digitalen Wandels bessere Perspektiven und größere Zufriedenheit als „Rendite“ winken.
Digitalisierungskonzept formuliert. Und dann?
Jena und Leipzig haben bereits ein Digitalisierungskonzept erarbeitet. Die Städte verdeutlichten in ihren Beiträgen, wo nach der Formulierung der Konzepte die Herausforderungen bei der tatsächlichen Umsetzung liegen. Wie Prozesse in der Verwaltung automatisiert werden können, dokumentierten das ITDZ Berlin mit einem Erfahrungsbericht zum Piloteinsatz eines Chatbots in der Verwaltung und das Institut Fraunhofer FOKUS mit dem Vortrag „Verwaltung auf Autopilot“.
IT allein macht noch keine Digitalisierung. Die Verwaltungen müssen auch ihre Prozesse unter die Lupe nehmen. Die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement KGSt befasste sich in ihrem Vortrag mit den Rollen zur IT- und Digitalisierungssteuerung in der Behörde.
Gesetzliche Rahmenbedingungen
Den gesetzlichem Rahmen, in dem sich diese Veränderungen bewegen, beleuchteten das Bundesministerium des Innern und ein Vertreter des Sächsischen Datenschutzbeauftragten in ihren Beiträgen zum Onlinezugangsgesetz sowie zur EU-Datenschutzgrundverordnung, die ab Mai 2018
gültig wird.
Vitako informierte darüber, wie sich ersetzendes Scannen als Grundvoraussetzung für die Einführung der E-Akte rechtskonform abbilden lässt. Die Bundesarbeitsgemeinschaft Kommunaler IT-Dienstleister entwickelte dazu in 2017 ein entsprechendes Rahmenregelwerk als Hilfestellung für Kommunen. Der Ilmkreis setzt die Einführung der elektronischen Akte bereits praktisch um. Mehr als 60 Zuhörer folgten einer Analyse, welchen Stand die Einführung der E-Akte in den Thüringischen Landkreisen erreicht hat und wieviel Arbeit und Investitionen bis zum Projektabschluss noch bevorstehen. Das große Interesse des Publikums an beiden Vorträgen zeigte, dass die Einführung de elektronischen Akte noch immer einen Brennpunkt darstellt, obwohl sie schon seit Jahren wichtiges Thema in vielen Verwaltungen ist.
IT-Sicherheit: Mehr als eine gute Firewall
Ein weiteres Thema, dass in den kommenden Jahren erheblich an Bedeutung gewinnen wird, durfte auf der Agenda nicht fehlen: Ein Vertreter aus dem Referat Informationssicherheit in der Landesverwaltung/Cybersicherheit des Sächsischen Innenministerium sowie ein Experte für Social Engineering referierten über IT- und Informationssicherheit.
Für ein wenig Abwechslung im Reigen der vielen IT-Themen sorgte Dr. Dobler von Dr. Dobler Optimierung. Er zog das gesamte Auditorium in seinen Bann mit seinem Vortrag „Wie Sie bei Meetings bis zu 70% Zeit einsparen“. Kurz gesagt handelte der Beitrag davon, dass es bei Beratungen viel weniger auf die Agenda ankommt, als auf die zu Beginn zu stellende Frage „Was soll nach dem Meeting anders sein als zuvor?“
Kommunikation ist alles
In den Kommunikationspausen stärkten sich die Teilnehmer – und kommunizierten. Neben dem Fach-Input durch die Vorträge ist dies das zweite Hauptziel der Veranstaltung: Den Teilnehmern Gelegenheit zum Austausch mit Kollegen aus anderen Kommunalverwaltungen und auch den kommunalen IT-Dienstleistern der Region zu bieten.
Der nächste IT-Fachtag findet voraussichtlich am 29. November 2018 statt.
Vorträge des IT-Fachtags zum Download
Sie haben die Veranstaltung besucht, aber einen oder mehrere Vorträge verpasst? Gern können Sie sie hier die Vorträge des Mitteldeutschen IT-Fachtages 2017 nachlesen. [/su_note]