IT-Fachtag 2024 der Lecos GmbH: Wegweiser für die digitale Zukunft
Der IT-Fachtag 2024 vom 27. November wurde von Lecos GmbH in partnerschaftlicher Kooperation mit dem Zweckverband für Kommunale Informationsverarbeitung Sachsen (KISA) umgesetzt und bot eine Bühne für die drängendsten Fragen der Digitalisierung in Kommunen und Organisationen. Ob Cybersicherheit, Personalgewinnung oder Krisenmanagement – die Veranstaltung verband fundierte Einblicke mit greifbaren Lösungsansätzen.
Eingeleitet wurde sie von den beiden Geschäftsführern der Lecos GmbH Sebastian Rauer und Peter Kühne, die auf gewohnt lockere Weise alle Gäste begrüßten und mit einem kurzen Abriss auf das Programm des Tages hinwiesen.
Peter Kühne nutzte die Gelegenheit, um den Gästen einen humorvollen Rückblick auf 30 Jahre mitteldeutsche und Leipziger kommunale IT-Geschichte zu geben, die er maßgeblich mitgeprägt hat. Etwas betrübt wurde die Stimmung im Saal, als Peter Kühne auf seinen Abschied aus der kommunalen IT zu sprechen kam, der Ende 2024 ansteht. Der erfahrene und sehr geschätzte Kommunaldigitalisierer geht in den wohlverdienten Ruhestand und wird sich fortan um die Digitalisierung der Zahnärztinpraxis seiner Frau kümmern.
Die Anwesenden im Saal goutierten Peter Kühnes Vortrag mit einem gebührend lauten und respektvollen Applaus.
Cyberangriffe: Die unterschätzte Bedrohung für Kommunen
Marco Zander vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) ließ keinen Zweifel daran, dass Hacker längst den Alltag vieler Verwaltungen erreicht haben. Monatlich zwei erfolgreiche Ransomware-Angriffe allein in Deutschland zeigen: Auch kleine Behörden sind nicht sicher.
Mit dem Programm „Weg in die Basisabsicherung“ (WiBA) bietet das BSI eine pragmatische Lösung. Statt überbordender Anforderungen setzt WiBA auf umsetzbare Checklisten und flexible Themenblöcke. „Es geht uns nicht um die Vergitterung des kleinen Eckfensters, sondern darum, die großen Scheunentore zu schließen“, brachte es Zander treffend auf den Punkt.
Digitalisierung im Recruiting: Vom Verwaltungsakt zum Erlebnis
Jan Hochthurn und Victoria Illmer präsentierten die Stadt Leipzig als Vorreiter einer modernen Personalgewinnung. Hochthurn betonte die Neuausrichtung der Verwaltung als Arbeitgebermarke: Bewerber/-innen sollen dort angesprochen werden, wo sie sind – etwa in sozialen Medien. Dazu gehört auch die Einführung diskriminierungsärmerer Verfahren wie die Abschaffung von Bewerbungsfotos.
Illmer lenkte den Fokus auf technische Innovationen und verwies auf ein neues Bewerbermanagementsystem, das medienbruchfreie Stellenportale, interne Systeme und die städtische Website verknüpft. Ihre Kernaussage war deutlich: „Ein ineffizienter Prozess bleibt digital genauso schlecht wie zuvor.“
Krisenmanagement: Wenn Vertrauen auf dem Spiel steht
Dirk Kunze vom Cyber Resilience Lab sprang für die kurzfristig verhinderte Sabine Griebsch ein und wurde – ganz digital – per Videocall zugeschaltet. Er legte dar, warum Cyberangriffe weit mehr als nur technische Schäden hinterlassen. Der Verlust von Vertrauen seitens der Bürger/-innen sei der größte Schaden – und zugleich der schwerste, den man wieder gutmachen könne.
Kunze betonte die Notwendigkeit klarer Strukturen und Übungen, um im Ernstfall handlungsfähig zu bleiben. „Ohne Plan laufen Sie Gefahr, in Sackgassen zu geraten, deren Existenz Sie nicht einmal kannten.“ Sein Credo: Lernen durch Vorbereitung und Anpassung – nur so lässt sich Chaos vermeiden.
Phishing-Simulationen: Ein Realitätscheck mit Aha-Effekt
Georg Opitz schilderte eindrucksvoll, wie leicht Menschen auf Phishing hereinfallen. In einem Experiment klickten 48 % der Teilnehmenden auf einen gefälschten Link, viele gaben sogar ihre Zugangsdaten ein. Doch Schulungen zeigten Wirkung: Die Klickrate sank deutlich, nachdem Sensibilisierungsmaßnahmen ergriffen wurden.
Die wichtigste Erkenntnis? Technische Maßnahmen allein reichen nicht – es braucht ein Bewusstsein bei den Mitarbeitenden. „Der Faktor Mensch ist die Achillesferse und zugleich die beste Verteidigung.“
Vertrauen und Eigenverantwortung: Die Schlüssel für digitale Teams
Wie werden Teams erfolgreich, was bedeutet das überhaupt und wie misst man das? Stephan Kersten, Leiter des Teams Serviceportal der Lecos, präsentierte in seinem Vortrag die Kriterien, die aus seiner Sicht für eine erfolgreiche Teamführung notwendig sind. Die wichtigsten Punkte, Regeln und Merksätze kann man, so Kersten, auf ein einzelnes Wort reduzieren, das auch gleich den Kern seines Vortrags bildete: Vertrauen.
Laut Kersten wird ein Team erst als solches definiert, wenn alle Mitglieder einander vertrauen – ansonsten sind diese Menschen lediglich ein Gruppe von Menschen. Das heißt für die Führungsperson, den Mitarbeitenden genau den Rahmen zu ermöglichen, indem man ihnen wiederum vertraut, Verantwortung abgibt und Eigenverantwortung stärkt. Damit ist direkt ein Appell an Führungskräfte verbunden: Lasst los!
Mit Vertrauen allein sei es jedoch noch nicht getan, so Kersten. Auch Aufgabenverteilung sowie Fehlerkultur sind wichtige Säulen, eines zeitgemäßen Teammanagements, die besonderer Aufmerksamkeit bedürfen. So plädierte Stephan Kersten dafür, die eigenen Mitarbeitenden zu befähigen, mehr mutige Entscheidungen zu treffen und dabei nicht immer die Führungskraft einzubeziehen – insbesondere dann, wenn Zeit ein wichtiger Faktor ist.
Großveranstaltungen meistern: Lernen von der UEFA Euro 2024
Thomas Ruhl von der Branddirektion Leipzig gewährte Einblicke in die komplexen Planungen für die Europameisterschaft. Von realistischen Szenarien wie simulierten Notrufen bis hin zu redundanten Kommunikationswegen spannte er den Bogen von alltäglichen Einsätzen zu außergewöhnlichen Großlagen.
Sein Fazit: Vernetzung, Austausch und vorausschauende Planung sind essenziell. „Wenn jede Leitstelle von den Erfahrungen der anderen lernt, können wir Gefahren schneller und effektiver begegnen.“
Herausforderungen und Lösungen bei Digitalisierungsprojekten im kommunalen Kontext
Matthias Töpfer, Leiter der Abteilung Kindertageseinrichtungen der Stadt Halle (Saale), und Tilo Renner, Senior Manager der EWERK Consulting GmbH, berichteten über das Projekt zur Einführung des Kitaportals KIVAN der Lecos in der Stadt Halle.
Anschaulich beschrieben die beiden zunächst die Ziele, die die Stadt Halle mit der Anschaffung eines digitalen Kitaportals verfolgt. Allen voran war es zunächst wichtig, eine einheitliche Anlaufstelle für Familien zu schaffen, die ihre Belange und ihren Informationsbedarf rund um die Vergabe und Verwaltung eines Kitaplatzes für ihre Kinder mit diesem Portal decken sollten. Dazu gehörten auch grundlegende Informationen zu den jeweiligen Einrichtungen als auch verschiedene Verwaltungsdaten, auf die nur Mitarbeitende der Stadt Halle sowie der Einrichtungen Zugriff haben und die medienbruchfrei Träger- sowie stadtübergreifend zur Verfügung stehen.
Als Herausforderungen bei der Umsetzung benannten Töpfer und Renner unter anderem verschiedene Rechtsvorgaben, unterschiedliche Digitalisierungsgrade der beteiligten Akteure sowie unterschiedliche Erwartungen und Befürchtungen bei den Nutzenden. Diesen Herausforderungen begegnete das Projektteam mit einem intensiven Fachaustausch mit anderen Kommunen, detaillierten Anforderungsworkshops und einer frühzeitigen Einbindung sowie Beteiligung der Träger.
Dadurch konnte das Team in Zusammenarbeit mit der Abteilung Kindertageseinrichtungen der Stadt Halle, dem Hersteller der Kita-Software KIVAN, die Lecos, sowie Mitarbeitenden der Einrichtungen und Eltern, die das Portal getestet haben, die Einführung des Elternportals erfolgreich umsetzen.
Dementsprechend lautete auch das Fazit der beiden: Partnerschaftliche Zusammenarbeit auf Augenhöhe ist der Schlüssel für erfolgreiche Projekte.
Künstliche Intelligenz zum Anfassen: Der Workshop „Hands On KI“
Ein interaktiver Workshop der Digitalen Werkstatt von Lecos war ein besonderes Highlight des IT-Fachtags. Unter der Leitung von Franziska Kuwok und Rebekka Alpermann konnten die Teilnehmenden Künstliche Intelligenz spielerisch erleben. In fünf Gruppen arbeiteten sie mit den Programmen „Lecos GPT“ und „Verstehe dein Bescheid“, die von der Digitalen Werkstatt entwickelt wurden.
Die Teilnehmenden lösten Rätsel, entdeckten Daten und erstellten Bilder, um neue Aufgaben freizuschalten – eine Challenge, die Tempo und Teamarbeit erforderte. Drei Gruppen konnten sich am Ende den Sieg sichern.
In der anschließenden Diskussion zeigte sich das große Interesse der Kommunen an KI-Programmen wie diesen. Themen wie Datensouveränität, Sicherheit und die Praktikabilität im Verwaltungsalltag standen im Mittelpunkt.
Das Fazit war eindeutig: Der Bedarf an KI-Lösungen in der Verwaltung ist groß, und Lecos zeigt sich als treibende Kraft auf diesem Markt.
Kommune der Zukunft: Gestalter am Werk!
Wie können wir unsere Städte und Gemeinden so gestalten, dass sie auch in zehn Jahren noch lebenswert sind? Diese zentrale Frage stellte der Workshop „Kommune der Zukunft“, organisiert von den Digital-Lotsen Sachsen Isabel Hartwig und Frank Lichnok im Auftrag des Sächsischen Städte- und Gemeindetags.
„Sind wir Gestalter oder nur Verwalter?“ fragten Sie in einem einleitenden Impulsvortrag, der zum Nachdenken anregte. Darauf aufbauend arbeiteten die Teilnehmenden in vier Gruppen an konkreten Fallbeispielen. Ziel war es, ein alltägliches Problem aus der Verwaltung zu analysieren und kreative Lösungsansätze zu entwickeln.
Die Methode basierte auf einem vierteiligen Schema: Können, Dürfen, Wollen und Verstehen. Innerhalb dieser Themenfelder wurden Probleme wie langwierige Abstimmungsschleifen in kleinere, lösbare Einheiten zerlegt. Dabei zeigte sich, dass so auch komplexe Herausforderungen bewältigt werden können – oft durch das Zusammensetzen von Teillösungen.
Das Fazit war ermutigend: „Jedes Problem ist lösbar, wenn wir es strukturiert und mit Kreativität angehen.“ Der Workshop zeigte eindrucksvoll, wie innovative Methoden die Verwaltung stärken können.
Gemeinsam Resilienz stärken: Ein Praxisbeispiel
Im Panel „Gemeinschaftlich die Resilienz stärken“ verdeutlichte Uwe Schwarz, Leiter des Geschäftsfeldes Cybersicherheit bei der Genossenschaft govdigital, wie wichtig Zusammenarbeit in der Cybersicherheit ist.
Cyberangriffe werden immer einfacher und opportunistischer und Schwarz rief dazu auf, Informationen über Angriffe systematisch zu teilen, darunter Details zu genutzter Software, Strategien und Techniken. Um dies zu erleichtern, betonte er die Bedeutung gemeinsamer Plattformen, auf denen Kommunen ihre Erfahrungen dokumentieren und zugänglich machen können.
Auch interdisziplinäre Kooperationen – etwa zwischen technischen Expert/-innen und kommunalen Redaktionen – spielen eine zentrale Rolle. Ergänzt durch Sicherheitstrainings, Notfallpläne und Responseteams, können Kommunen so ihre Widerstandsfähigkeit gegen Angriffe stärken.
Das Fazit: „Zusammenarbeit ist das A und O – auch in der Cybersicherheit.“
Digitalisierung ist mehr als IT
Henrik Simon, Oberbürgermeister der Stadt Torgau, hat in seinem ersten Berufsleben bei einem Finanzdienstleister gearbeitet und ist von da aus in die Verwaltung gewechselt. Seine Erfahrungen zu diesem Wechsel in puncto interne Prozesse kommentierte er so: „Man fühlt sich wie 20 Jahre zurückversetzt“. Seiner Meinung nach hat die öffentliche Verwaltungen noch einiges an Entwicklung nachzuholen, wobei er explizit dafür plädierte, die Mitarbeitenden sowie Bürgerinnen und Bürger bei der Transformation mitzunehmen.
Dem stimmte Katja Herfurt, Leiterin der Stabsstelle Zukunftsstrategie im Landratsamt Nordsachsen, zu. Sie selbst hat ihre berufliche Karriere ebenfalls außerhalb der Verwaltung begonnen und ähnliche Erfahrungswerte nach ihrem Wechsel gesammelt.
Beide treiben in der Stadt Torgau beziehungsweise im Landkreis Nordsachsen die Digitalisierung der Verwaltung voran. Auch hier berichteten beide von Parallelen in ihren Projekten: Digitalisierung wird in vielen Köpfen noch als ein rein technisches Thema wahrgenommen und ist nicht mit einer offiziellen Webseite oder einer App getan.
Laut Herfurt und Simon bedeutet Digitalisierung in der Verwaltung vielmehr die Arbeit an den analogen Prozessen. Nur bei dem „Wie“ sind beide unterschiedlicher Meinung. Während Henrik Simon dazu rät, einen idealtypischen analogen Prozess digital abzubilden, empfiehlt Katja Herfurt vielmehr einen idealtypischen digitalen Prozess zu finden und diesen den analogen ablösen zu lassen.
Einig waren sich die beiden wieder im Schlusswort: Die Verwaltung sollte sich mehr als Dienstleister für Bürgerinnen und Bürger begreifen und die eigenen Prozesse und Angebote dementsprechend gestalten.
IT-Vergaben im Fokus: Präzises Anforderungsmanagement für erfolgreiche Beschaffung von Fachverfahren
Den Fokus auf IT-Vergaben legten Max Flügel (Leiter IT-Strategie und -Gesamtsteuerung) und Gidon Gerrits (IT-Organisation & Beschaffung) in ihrer Präsentation. Beide tätig bei der Landeshauptstadt Potsdam setzen sie als interne Strategen und Berater bereits unterschiedliche Digitalisierungsprojekte innerhalb der Verwaltung Potsdams um.
In ihrem Vortrag beleuchteten sie insbesondere den Komplex „Anforderungsmanagement“ und listeten die Erfolgsfaktoren auf, die aus ihrer Sicht dafür notwendig sind. Das Ganze illustrierten sie anhand des Prozesses der Beschaffung von Fachverfahren und berichten damit aus ihrem Alltag.
Als notwendige Basis für erfolgreiches Anforderungsmanagement sehen die beiden IT- und Strategie-Experten eine notwendige Einheit von Technik, Organisation und Qualität – nur so könnten Prozesse effizient und effektiv genutzt werden. Damit dies innerhalb der Fachbereiche gelingen kann, erarbeiten Flügel und Gerrits individuelle Workshops für die jeweiligen Bereiche, die sie im Vorfeld genau nach ihren Bedarfen und Herausforderungen analysieren.
Sie skizzierten den präzisen und vielschichtigen Ablauf ihrer Methode „Requirements Engineering“, die sie für ihre Workshops nutzen und beschrieben sowohl die Kriterien, anhand derer sie den Erfolg ihrer Projekte messen, als auch die bisherigen Erfolge selbst; dazu gehören unter anderem die gesteigerte Wahrnahme und Einbindung der Fachbereiche in Projekte sowie eine deutliche Steigerung der Transparenz der Prozesse.
Gemeinsam stark: Lecos und Zweckverband KISA
Im Diskussionspanel „Lecos und Zweckverband KISA: Eine strategische Partnerschaft“ präsentierten Sebastian Rauer, Geschäftsführer der Lecos GmbH, und Daniela Leonhardt, Geschäftsführerin des Zweckverbands KISA, die Eckpunkte ihrer neuen Zusammenarbeit.
Ziel der Partnerschaft ist es, durch gemeinsame Serviceteams, Veranstaltungen und Publikationen eine noch effizientere und innovativere Zusammenarbeit zu schaffen. Ein Kooperationsvertrag wurde bereits im Dezember erarbeitet, und die Gremien beider Organisationen arbeiten an ersten gemeinsamen Projekten.
Besonderen Wert legen die Partner auf eine kontinuierliche Verbesserung der Dienstleistungen durch Kundenfeedback. Allerdings stellt das Vergaberecht, so beide Geschäftsführer/-innen, eine der größten Herausforderungen dar. Trotzdem sind die Erwartungen hoch: Die Partnerschaft soll ein Katalysator für innovative, zukunftsorientierte Lösungen sein.
IT-Fachtag im Rückspiegel: Erkenntnisse und Impulse des Tages
Im abschließenden Panel des IT-Fachtags reflektierten die Moderator/-innen Katrin Giebel (VITAKO – Arbeitsgemeinschaft Kommunaler IT-Dienstleister), Jörg Neumann (Sächsischer Städte- und Gemeindetag) und Irakli Shubitidze (Lecos GmbH) die wichtigsten Erkenntnisse und Impulse.
Ein zentrales Fazit lautete: Bündelung, Zusammenarbeit und Vernetzung sind für die Zukunft kommunaler IT unverzichtbar. Insbesondere bei sicherheitsrelevanten Themen sei es für einzelne kleine Akteur/-innen nahezu unmöglich, ausreichenden Schutz allein zu gewährleisten.
Katrin Giebel fand die passenden Schlussworte: „Die besprochene Kooperation von Lecos und KISA ist aus meiner Sicht das Zukunftsbeispiel für gemeinschaftliche Arbeit in der kommunalen IT.“
Der IT-Fachtag 2024 setzte wegweisende Impulse: Er zeigte, dass technologische Fortschritte nur dann Erfolg haben, wenn sie mit durchdachten Prozessen und einem bewussten Umgang mit Menschen einhergehen. Eine Botschaft, die über den Tag hinaus nachwirkt – und die Grundlage für die Zukunftsfähigkeit moderner Verwaltungen bildet.
Fazit: Zusammenarbeit als Schlüssel zur Zukunft
Von strategischen Partnerschaften über innovative Workshops bis hin zu Resilienzmaßnahmen zeigte die Veranstaltung, dass die Herausforderungen der Verwaltung lösbar sind – durch Zusammenarbeit, Struktur und einem klaren Blick in die Zukunft. Besonders die inspirierenden Beiträge und die besprochenen Kooperationen machen Mut, den Weg in eine digitale, sichere und vernetzte Zukunft aktiv zu gestalten.
Dankeschön!
Ein besonderer Dank geht an die Moderator/-innen Katrin Giebel (VITAKO – Arbeitsgemeinschaft Kommunaler IT-Dienstleister), Jörg Neumann (Sächsischer Städte- und Gemeindetag) und Irakli Shubitidze (Lecos GmbH) sowie an die vielen Helfer/-innen der Lecos GmbH, des Mediencampus und des Catering vom Hotel Michaelis: Vielen lieben Dank!